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Q. Word(ワード)でセクションや改ページを一括で取り消す方法はありますか?

A.文書作成の書式設定においては、キリの良いところから次のページにする「改ページ」の他、一部分を段組みにする、一部のページの印刷の向きを変更する、さらに章立てした文書のヘッダーフッターを章ごとに変える等の場合に設定する「セクション区切り」の機能を利用されると思います。
セクション区切りを一箇所ずつ削除する方法は、ホームタブの[編集記号の表示/非表示] をオンにすることでセクション区切りを表示しDelete(デリート)キーで削除するという方法があります。
セクションの例として段組みをし、何回か変更作業をしてから1段に変えたものを下図に表示しました。段区切りは1段に変更になってもセクション区切りの設定は残ったままになっています、このように不必要なセクション区切りが残ってしまうと後の編集に支障が出るかもしれません。

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複数ページにわたり解除の箇所がある場合は、置換機能を使うことでまとめて一括削除ができます。
ホームタブの「置換」をクリックするか「Ctrl(コントロール)+H」で「検索と置換」ダイアログボックスを表示します。
「置換タブ」の〔あいまい検索〕のチェックを外すと「特殊文字」がオンになります。

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セクション区切りまたは任意指定のページ区切りなど必要なコマンドをクリックしてください。
例としてセクション区切りをクリックすると、「検索する文字列」欄には「^b」が入ります。「置換後の文字列」欄には何も表示されていないことを確認して「すべて置換」をクリックしてください。

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特殊文字から入力される文字は下図の通りです。

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Q.スライド作成で、グラフや画像などの効果的なレイアウトはありますか?

A.PowerPoint(パワーポイント)でのスライド作成は、伝えたい情報をチャート化し、文字列となるキーメッセージは最小限にとどめた1スライド1メッセージで作成します。加えて視線の動きと人の脳の役割を取り入れることでより訴求力を持たせることできます。
ではスライド作成で、文字列やグラフ等の効果的な配置を2点ご紹介します。
ひとつは、左上をスタートし「Z」(ゼット)の型に、または「L」(エル)を逆にした型など視線誘導のパターンを利用した配置です。瞬時に理解をしようとする時の「隣接するものへ」、「大から小へ」動くという視線の性質を踏まえて配置を設定します。

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もうひとつは、右脳と左脳の機能に合わせたアプローチです。
左脳は、主に文字や言葉等による論理的な事柄を司る機能。右脳は、画像・映像等による感性・感覚を司る機能と言われています。「右目の情報は左脳に」、「左目の情報は右脳に」と交差して繋がっていますので、画像と文字列を上下に配置するより、「グラフや画像は左」に、「文字列でのキーメッセージは右」に配置する方が情報の処理効果があるということになるかと思います。

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さらに左脳に比べ、右脳は判断スピードも速く、直観的かつ総合的な情報の処理ができるそうです。
グラフチャートの場合でも元データの不要な情報は省き、重要な1つに要点を絞ったグラフを左側に配置し、その要点をキーメッセージとして右側に配置することで瞬時に伝えたいことを届けられることにつながります。

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円グラフは、元データを大きい順に並べ替えておくと、データの割合の状況がつかみやすくなりますが、年代順などのようにデータ順にしないほうが見やすいこともあります。なおグラフにおいてはスライド一面に表示する方が効果的な場合は、テキストボックスを利用するなどして補完を行ってください。

Q.スライドに図形や写真の挿入する際、各スライドの一定位置に配置したいです。良い方法はありますか?

A.
PowerPoint(パワーポイント)のスライドのレイアウトは、統一感を重視して作成します。そのためには、あらかじめ見せ方の構成や形式を決めておき、「ガイド」を使用して、スライドを分割しておくと規則性をもった配置ができ、訴求効果を高めることにつながります。
ガイドの挿入方法は、表示タブから「ガイド」にチェックを入れる方法と、スライド上のテキストボックス以外の場所で右クリックし「グリッドとガイド」から入れる方法があります。

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ガイドの表示にチェックを入れると、水平と垂直の中心線が各1本入りますが、Ctrlキー(コントロールキー)を押しながらドラッグすると増やすことができます。

・ヘッダーフッターの領域を確保するための外枠線を作っておく。
・垂直、水平に3分割するためのガイドを引いておく。
・黄金比率(1: 1.618)を用いて分割するためのガイドを引いておく。

など、レイアウトのイメージに沿ってガイドを引き、配置の位置をきめておきます。
下図は、サイズ4:3(縦19.05㎝横25.4㎝)のスライドに対して外枠を決めた後、中心から1/3に分けてガイドを設定したものです。

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さらに下の図は黄金比(1:1.618)と言われている比率で各領域を作ったものです。

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不要なガイドラインはスライドの外にドラッグすると消去できます。消してしまったガイドを再表示させる場合も右クリックで行えます。
ただしガイドの位置が不意にずれてしまい正確な配置ができないという場合は、PowerPoint(パワーポイント)にはロック機能がないので「スライドマスター」に線を引き、ロックの代替えをするという方法で不意な位置のズレを防ぐことができます。
ガイドを便利に利用して配置する文字や写真、図形の位置に統一感を保ったスライドを作成してください。

Q.Word(ワード)2013で文書内に表を挿入します。その際、文字の増減に関わらず表の位置を固定するにはどうしたらよいですか?

A.Word(ワード)で作成する文書に写真や図形を挿入すると、文字列の折り返しの設定で、四角、外周、上下などの回り込みの種類を選択することができます。
一方、表の配置モデルは、回り込みを行うか、回り込みを行わないかの2種類です。

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回り込みを行うか行わないかは、表ツールのレイアウトタブにある「プロパティ」をクリックするか、表内で右クリックし「表のプロパティ」ダイアログボックスの文字列の折り返しで設定することができます。
文字列の折り返しで「なし」の場合は「位置」のボタンが淡色表示ですが、「する」をクリックすると「表の位置」とさらにオプションで「文字列と一緒に移動する」か「しないか」を選択できる「位置」ボタンが有効になります。

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オプションの「文字列と一緒に移動する」にチェックを入れると、表はテキストの増減に合わせて移動します。
また、チェックを外すとテキストの増減に関わらず、表はページ内の指定した位置に固定されます。
表の位置は、水平方向・垂直方向でそれぞれ設定できます。
水平方向の内側・外側は見開きを指定した場合に、閉じられる側(内側)とその逆(外側)を判断するものです。

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また、垂直方向の位置は「文字列と一緒に移動する」と連動しており、垂直方向の位置を指定すると自動的にチェックが外れることになります。

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mm(ミリメートル)単位で絶対位置の設定も可能です。

挿入した表は、テキスト本文との周囲の間隔も指定できますので、より全体的なバランスの調整をしていただけると思います。

 

Q.Word(ワード)でオブジェクトが複数ある文書に入れる図表番号について教えてください。

A.Word(ワード)2013の「参考資料」タブにある「図表番号の挿入」機能を使うと、図・表・グラフ等を挿入したとき、対応して自動的に連番が振られて行きます。

ラベルの構成は、図や表などと分類するための文字列「ラベル」と、「通し番号」で構成されますが、その図に対する「説明文」を区分記号の後に直接入力しておくと参照がしやすくなります。


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「図表番号の挿入」コマンドをクリックしていただくと、図表番号ダイアログが開きます。
「ラベル」でリストされている図、数式、表の3つから選択していただくと、図表番号にはそれに対応した「ラベル名と番号」が入ります。ラベルを「グラフ」や「例」といったように独自で作成したい場合は[ラベル名]をクリックして新しいラベルを作成してください。

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挿入される図表番号は、オブジェクトの文字列の折り返しが「行内」ならば直接段落内に入りますし、「四角」などの浮動オブジェクトの場合はテキストボックスで入ります。
挿入する図に対して新しい図表番号を設定すると、番号は自動的に更新され連番になりますが、図表番号の削除や移動したときは、更新を手動でする必要があります。
更新方法をいくつか紹介します。
文字列の折り返しが「行内」で図表番号が段落内に挿入されている場合は、文書全体を選択して「F9」キー。
または図表番号上をドラッグし網掛けに部分(フィールドコード部分)を右クリックして、「フィールドの更新」。
浮動オブジェクトでテキストボックス内に図表番号が表示されている場合は、アンカー位置によって番号のズレが生じることがありますので、そのような時は文字列の折り返しを「行内」にするか、アンカー位置を移動してから各テキストボックス内の図表番号上で右クリックして、「フィールドの更新」。
さらに、Word(ワード)のオプションの詳細設定で「印刷するときに変更履歴を含むフィールドを更新する」にチェックを入れてください。

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印刷プレビューを表示してからホームタブなど編集画面に戻ると自動的に更新されます。