モノクロでもわかりやすいExcel（エクセル）グラフ

Q.Excel（エクセル）でグラフ入りの資料を、印刷した後も見やすくするための工夫を教えて下さい。 A．数値データからグラフを作成する目的は、「その数値データをもとに何を伝えたいのか」「何を強調したいのか」「どういう特徴や傾向があるのか」について、より説得力を持たせたり分析し易くするところにあろうかと思います。 Excel（エクセル）Excel2007/2010/2013では、データ範囲を選択した後グラフの「種類」をクリックしただけで、カラフルで見栄えの良いグラフを簡単に作ることができますが、会議資料などは白黒印刷することが多いので、せっかくグラフツールにある「色の変更」や「スタイル」などで編集をして画面上ではきれいに見えるグラフも、カラーが生かせないばかりか、説明文書の中で黒の塗りつぶしが強調され、主張したい内容が読み取りにくくなることがあります。下図は自動で入るカラーと白黒印刷にしたものです。         白黒印刷は「ページレイアウト」タブのページ設定ダイアログから「シート」タブを選択すると、白黒印刷に関する項目が用意されていますので、ここで「白黒印刷」をチェックするだけで、自動的に最適な設定を利用できますし、またグラフを選択した状態で「ページレイアウト」タブのページ設定ダイアログを開くと「グラフ」タブが表示されていますので、同様に白黒印刷が設定できます。                       しかし、表データをグラフにする目的を「過去と比較して」「市場と比較して」または「他社と比較して」視覚的に分析する場合、「注目してほしい部分」と「その他の部分」をしっかり分けるために、少し手を加えて資料の内容をグラフとともに伝えられるようにした方が効果的です。 下図は主張したいデータを目立たせその他をグレーにしたものと、それを白黒印刷に設定したものです。

Word（ワード）で作成する文書の体裁を自動的に整える機能

Q.Word（ワード）で文書を作成していると、文字数を設定しているにも関わらずその数と一致しないことがありますがなぜでしょうか。 A.Word（ワード）には、見栄えの良い文書を作成する為に文字間隔や配置を自動調整する機能があり、その機能の有効によっては文字数指定より優先されるものもあります。有効/無効を選択して文書作成を行うために、機能と設定方法をご紹介します。 ①禁則処理 行頭、行末にあると体裁が悪い文字を自動調整します。設定対象は段落と文書全体。禁則処理を行う種類は下図の通りです。       禁則処理には標準、レベル高、ユーザー設定があります。例えば行頭に「様」などの敬称がつかないように設定するにはユーザー設定の行頭禁則文字に追加入力します。 設定方法は、段落、または「Ctrl（コントロール）+Aキー」で全選択し、右クリックで段落―体裁タブです。 ②句読点のぶら下げを行う 「、」や「。」が行頭に来ないように調整する機能です。対象は段落と文書全体。行末の句読点だけでなく文書全体の句読点の幅を詰めるため、句読点が行末に詰められることがあります。 1行の文字数を設定して、句読点のぶら下げを無効にしていても、禁則処理が有効になっている場合は、1行分の文字数が設定と違ってきます。 設定方法は、段落、または「Ctrl（コントロール）+Aキー」で全選択し、右クリックで段落―体裁タブです。 ③文字幅と間隔 日本語と英字の間隔を自動調整・日本語と数字の間隔を自動調整します。対象は段落と文章全体。設定方法は、右クリックで段落―体裁タブです。                     ④文字間隔の調整 文字幅は文字の横幅のことをいいます。文字幅は、倍率で広くしたり、狭くしたりすることができます。対象は文字と文書全体。設定方法は、フォントグループのダイアログボックスー詳細設定タブ。 文字間隔は「標準・広く・狭く」があり、ポイントで設定します。

Excel（エクセル）2013定義した名前の範囲にジャンプする

Q.Excel（エクセル）で名前の定義をしているのですが、複数件ありデータ範囲との関係が解り難くなりました。簡単に調べる方法はありますか。 A.名前の定義をした内容を確認するなら、数式タブの「名前の管理」または「Ctrl（コントロール）＋F3キー」で、定義した名前の参照範囲が表示されます。               しかし1件ずつ調べていくのも大変ですから、一覧表を作成してジャンプ機能で範囲を確認しましょう。一覧表の作成は「名前の貼り付け」を利用します。 方法をご紹介します。まず貼り付けるセルまたはセル範囲を選択して一覧表を作成する領域を確保してください。専用のシートを作っても良いかと思います。 数式タブの定義された名前グループにある「数式で使用▼」から、「名前の貼り付け」「リストの貼り付け」の順でクリックします。           用意していた一覧表範囲に定義した名前の列と参照範囲の列が作成されます。

PowerPoint（パワーポイント）2013既定のテキストボックスに設定する

Q.テキストボックスの行間をその都度設定しています。効率化できる方法を教えてください。 A.スライド作成の文章チャートなどでは特に、テキストボックスの使用頻度が高いと思います。訴求力の要素となる可読性をあげるため、息苦しさのない行間と余白の工夫は必要ですが、その都度設定をしたりコピーしたりでは時間のロスにつながってしまいます。そこで独自の行間と余白を作成して「既定のテキストボックスに設定」しておくことをお薦めします。 まず、下図でテキストボックスを基本設定のまま使用したものをご覧ください。             PowerPoint（パワーポイント）のテキストボックスの基本設定では、枠線は表示されないのですが、余白を解りやすくするために入れてあります。余白の設定は、テキストボックス上で右クリックし「図形の書式設定」をクリック。PowerPoint（パワーポイント）2013では画面右側の作業ウィンドウで行います。                     行間の設定については、ホームタブの段落グループにある「行間」コマンドボタンです。行間のオプションから「段落」ダイアログボックスで詳細に設定することができます。 行間の調整は、1行・1.5行・2行など行で設定する方法と、ポイントで設定する2通りがあります。

Word（ワード）2013文章校正の詳細設定

Q. Word（ワード）でスペルチェック機能を利用しても校正対象にならず漏れてしまうことがありますが、なぜでしょうか。 A.長さのあるドキュメントを作成していると無意識なスペルミスや単語の不統一が確認されることがあります。 スペルや文法の誤りの可能性を指摘する、赤や青の波線を目にしたことがあるかと思いますが、Word（ワード）にはスペルチェックと文章校正を行う機能、また表記のゆれをチェックする機能があります。 チェックの対象をどこまでにするかというのは、Word（ワード）オプションから設定することができます。                 基本設定では文書のスタイルが「通常の文」となっています。「設定」ボタンをクリックしていただくと「文章校正の詳細設定」ダイアログボックスが表示されますが、下図のとおり文書のスタイルを変更することによってチェックボックスに入るものが違ってきますので確認漏れを防ぐならば（校正用）にしましょう。             表記のゆれ（数字）にはチェックが入っていませんが、半角数字と全角数字の混在に対して青線を表示するものですので、必要ならばチェックを入れてください。 さらにスクロールしていただき、表記の基準では「送り仮名の誤り」「である体、ですます体」の統一についてなど、ご自分の作成される文書に合ったチェック項目を設定できます。 オプションで設定した項目で校正を行うには「校閲」タブの「スペルチェックと文章校正」「表記ゆれチェック」かまたはF7キーで右側に表示される文書校正画面で変更や無視の選択をしながら校正をして下さい。