行・列の削除をしても、番号が崩れないように関数を使用する

Q．Excel（エクセル）で作成している会員名簿の表に、連番を振っているのですが、行を削除すると番号が飛んでしまうためその都度№1からオートフィルしています。何か良い方法はありますか。 A．Excel（エクセル）のデータには番号を振ることが多いですが、行や列の途中で削除をすると連番が崩れてしまいます。常に連番を表示しておくために「検索/行列」のROW（ロウ）関数とCOLUMN（カラム）関数をご紹介します。 ROW（ロウ）関数は、参照に行番号を調べるセルまたはセル範囲を指定しますが、省略するとROW関数が入力されているセルの行番号が返されます。また、COLUMN（カラム）関数は、参照に列番号を調べるセルまたはセル範囲を指定しますが、省略するとCOLUMN関数が入力されているセルの列番号が返されます。 では行の削除から検証してみます。№５が入力されていた行を削除すると図のように№4から№6に飛んでしまいます。                 №６以降が自動的に繰り上がりB列の項目「№」に常に連番が表示されるよう、セルＢ３にROW（ロウ）関数を入れます。 「＝ROW（）－2（マイナス2）」 セルB３に「1」と表示させるに、行番号３から２を引くということです。数式をみると図e－2のようになります。                 これにより途中行を削除しても、№フィールドの、どの行番号からでも「2」を減算した値が返されることになります。№の数値が１桁ではなく例として「1001、1002」でしたら、数式は「＝ROW（）－2+1000」とすることで、1001、1002という4桁の番号が返されることになります。 同様列を返すには、COLUMN関数で「＝COLUMN（）－2（マイナス2）」とします。

PowerPoint（パワーポイント）のスライドで図形を使用した地図を作成する。

Q．PowerPoint（パワーポイント）で自社周辺の地図を作成しています。地図上での省略記号や、道路の線の太さ、先端の処理について教えてください。 A．省略記号は、地図だけでなくグラフ（折れ線グラフや棒グラフ）でも使用することがあります。ご自分で作成するのでしたら、「図形」の「曲線」を使用してはいかがでしょうか。 「挿入タブ」の「図」グループにある、線カテゴリ―から「曲線」を選択してください。 目安となるように「表示タブ」から「グリッド線」を表示しておくと手揺れが少なくなりますしオブジェクトの配置もきちんと収まりやすくなります。図の例では間隔を１センチメートルに設定しています。                                         始点となる場所からドラッグして、頂点まで行ったらクリックすることで線を曲げることができます。ダブルクリックで終了します。 さらに微調整が必要でしたら「図形の挿入」グループにある「図形の編集」コマンドの「頂点の編集」をクリックすると黒いハンドルが表示されますので、必要に応じてドラッグして調整してください。１本出来上がったら複製してグループ化をすると移動が楽になります。 また線の太さや線の先端は、図形上で右クリックして書式設定を行います。

Excel（エクセル）2013で、列のデータを区分する。

Q．Excel(エクセル)2013で名簿管理をしています。氏と名の間にスペースが入った列を簡単に分ける方法を教えてください。 A．Excel(エクセル)2013でセル内のデータを区切る方法として2つご紹介します。 バージョン2013をお使いでしたら、「フラッシュフィル」という新機能がありますので、まずそちらからご紹介します。 データタブにある「フラッシュフィル」は、入力したデータの規則性を認識し、必要とするデータを数式やマクロ設定をしなくても入力してくれる便利な機能です。 まず図1のように隣接する列に1件目のデータを入力してください。そのあとフラッシュフィルボタンをクリックすると一気にデータが自動入力されます。「名」の列も同様に行ってください。 図１             この機能は氏と名の間にスペースが入っているなど、ルールに一貫性がある場合には有効です。他に電話番号の「―」を取りだす、メールアドレスのドメインの前を取り出すなどにも使えますし、また上記操作とは反対に、2つに区切られているデータを一つにまとめることもできます。ただし、間に別項目の列が入っていたり、フリガナ情報については文字列関数を使用したとき同様、直接入力した1行目しか引き継がれませんので、のちに並べ替えなど行う場合は注意してください。 もうひとつは,「区切り位置」という機能です。こちらもテキストを複数の列に分割します。固定の長さで区切ることも、カンマやピリオドなどの記号で区切ることもできます。またフリガナ情報が引き継がれるため、並べ替えの操作に支障が出ません。 操作はデータタブの「区切り位置」です。 ①初めに元のデータを範囲選択してからウイザードに沿って行ってください。                         ②データがスペースで区切られている場合は、スペースにチェックを入れます。

PowerPoint（パワーポイント）2013で統一したスライドの構成とスライド番号を設定する

Ｑ．PowerPoint（パワーポイント）でスライドを作成しています。各スライドに番号を振っていますが位置が一定していないのと、1枚目のタイトルには番号を付けたくありません。どのようにしたらよいですか？   Ａ．PowerPoint（パワーポイント）にはスライドのデザインやレイアウトを一括して変更できる「スライドマスタ－」という機能があります。 「表示」タブからスライドマスターボタンをクリックしてください。   スライドマスターとは、デザインをフォーマット化させるためのテンプレート要素で、フォントスタイル、プレースホルダのサイズや位置、背景のデザイン、配色など、テンプレートに関する情報を設定します。 １枚１枚のスライドに配置するフォント、サイズ、図の位置、コピーライト、社名、スライド番号などはスライドマスタ－で設定することをお薦めします。                       画面の左側には、各レイアウトに対応したスライドが一覧表示されています。 一番上にあるスライドは全スライドに共通するスライドマスターとなります。 その下に並ぶスライドは、各レイアウト専用のスライドマスターとなります。 また、スライド番号を設定するには、まず「挿入」タブのテキストグループにある「スライド番号」コマンドを選択し「スライド番号」にチェックを入れ、さらに「タイトルスライドに表示しない」にチェックをし「すべてに適用」で確定して下さい。

Excel（エクセル）でDATEDIF（ディトディフ）関数を使用し、２つの日付の間の日数、月数、または年数を計算する

Ｑ．Excel（エクセル）で会員の所属年数を出したいと思っています。どの関数を使えば良いですか？   Ａ．お答えします。DATEDIF（ディトディフ）という関数を使ってみてはいかがでしょうか。 この関数は、マイクロソフトの公式サイトにも記載されておりますが、Lotus 1-2-3 との互換性を提供するために用意されておりWindowsOffice　Excel（ウインドウズオフィスエクセル）の関数一覧には収納されていないためご自分で、数式バーに手入力するようにしてください。 書式は＝DATEDIF(開始日,終了日,単位) 「単位」には図１のとおり、計算結果として表示される情報の種類を「”“(ダブルクォーテーション)」で囲んで指定します。               下記の表でDATEDIF関数でたてた数式をご覧ください。 「開始日」は入会日 「終了日」はファイルを開いた日にするためTODAY関数にしています。 固定する日がある場合はその日を直接入力してください。 「単位」は”Y”と“YM”を例に式を立てています。 ①は、年数のみ ②は、年と月が入るように ③は、同じく年と月が入りますが、１年に満たない場合は０年と表示 ④は、０年または０か月になった場合は表示しない   ユーザー定義書式の；；；（セミコロン3つ）の意味は、正の数・負の数・「0」・文字列いずれの場合も何も表示しないということになります。