Q.スライドにチャートを作成したいのですが、図形の作成や線の整形に時間がかかるうえ、整列後の見栄えも上手くできません。良い機能はありますか。

A.構築したストーリーを、ビジュアル化した資料として作成するための便利な機能「SmartArt（スマートアート）グラフィック」をご紹介します。
SmartArtグラフィックとは、複数の図形の組み合わせで、情報の相互関係を視覚的に表現できる機能です。
「挿入」タブを選択し「図」グループの「SmartArt」をクリックしていただくと「SmartArtグラフィックの選択」ダイアログボックスが表示されます。

ダイアログボックス左側には「リスト」「手順」「循環」「階層構造」「集合関係」等の種類が予め用意されています。クリックして選択していただくと、右側にプレビューと説明分が表示されますので目的に合ったレイアウトを選択して「OK」をして下さい。
SmartArtグラフィックが作成されると、周囲に枠線が表示されます。その枠線はSmartArtグラフィック全体の領域が選択されているということで、リボンには《SmartArtツール》の《デザイン》タブと《書式》タブが表示され、それぞれのコマンドが使用できるようになります。
全体の領域が選択されている状態の時は、スタイルや各図形内のフォント等の一括変更が可能です。
また、文字の入力に関しては、図形のテキストの部分に直接入力することもできますが、「テキストウィンドウ」を使用すると、図形の追加や削除、レベルの上げ下げ等が楽になりますので、ぜひこちらに慣れていただくことをおすすめします。なお「テキストウィンドウ」の表示、非表示は「デザイン」タブの「グラフィックの作成」グループからも行えます。

「テキストウィンドウ」の入力時の留意点として、文字の入力後に《Enterキー》を押すと、同じレベルのテキストボックスが作成されて自動的に図形が挿入されます。レベルの変更をするには、テキストウィンドウの表示と同じく「デザイン」タブの「グラフィックの作成」グループで行えますが、キーボードの《Tabキー》または《Shift+Tabキー》でもレベルの上げ下げができます。また、不必要な図形の削除は、テキストウィンドウで《BackSpaceキー》を何回か押すか、図形を選択して《Deleteキー》で行えます。

「SmartArtグラフィック」の便利な点は、図形を追加または削除した場合でも、スライドに挿入する図形や、文字に対して「余白」なども考慮して自動的に配置されますので、「バランス」よく「視線の流れ」を作ることができ、表現力のあるスライドが作成できるというところです。
あらかじめ、ひな型としてのスタイルは用意されていますので配色などきれいに仕上がりますが、アクセントカラーに変更をしたり、任意で図形やフォントの編集をする場合は、図形を個別選択してから「書式」タブで変更を行うこともできます。ぜひお使いください。

Q.PowerPoint（パワーポイント）でプレゼンテーションをする際に、途中でインターネットのYouTubeに切り替えながら行うことがあります。スライドに埋め込む方法を教えてください。

A.PowerPoint（パワーポイント）には、いろいろなアニメーション機能やBGM効果の他、YouTubeなど外部のサイトの動画読み出し機能も備わっています。
スライドに動画を埋め込むことで、プレゼンテーション中にブラウザなどへの切り替えをする手間がかからないため、流れを止めることなくスマートなプレゼンテーションを提供することができます。
まず初めにYouTubeから「埋め込みコード」を取得する方法から説明します。バージョン2010、2013とも下記の手順で取得できます。
目的のYouTube画面上で「右クリック」でメニューを表示し「埋め込みコードを取得」をクリックします。

画面に青く反転したコードが表示されますので、そのコードの上で「右クリック」してメニューを表示し「コピー」をクリックして下さい。

ここから、PowerPoint（パワーポイント）のスライドへ戻ります。
この後の貼り付け方がバージョン2010とバージョン2013で少し違いがありますので、分けて説明いたします。

【PowerPoint（パワーポイント）2010に貼り付ける】

「挿入タブ」のメディアグループから「ビデオ」の下向き矢印をクリックし「Webサイトからビデオ(ｗ)」を選択してください。

PowerPoint（パワーポイント）2010では「Webサイトからビデオを挿入」が表示されますので、この中で先にコピーしたコードを「右クリック」で貼り付け、挿入ボタンをクリックします。

【PowerPoint（パワーポイント）2013に貼り付ける】

YouTubeからコードを取得する場合は上記のとおり、右クリックでコピーをしておきます。
「挿入タブ」メディアグループの「ビデオ」から「オンラインビデオ(O)」を選択します。

バージョン2013では、「ビデオの挿入」メニューが表示され、YouTubeを直接検索に行くこともできます。
コードを埋め込む場合は「ビデオの埋め込みコードから」を選び「埋め込みコードをここに貼り付け」と書かれている場所に右クリックで貼り付けを行ってください。
右向き矢印が挿入ボタンとなっています。

ここまでの作業でスライドに動画が挿入できます。
PowerPoint（パワーポイント）のメニューバーには「ビデオツール」が表示され、サイズや外観も編集することができますので、クリエイティブなプレゼンテーションにご活用ください。
なお、Internet上の画像をご利用になる際は、ぜひとも著作権についてご留意いただきますよう宜しくお願いいたします。

Q．PowerPoint（パワーポイント）でプレゼンテーションを行う予定ですが、発表者ツールというのはどのように使うのよくわかりません。バージョンは2013です。

A．PowerPoint（パワーポイント）を利用してプレゼンテーションする時は、PowerPoint（パワーポイント）の操作を行いながら、与えられた時間を最大限に利用するために経過時間を確認し、ときには聞き手の反応を見ながらタイミングをとり進行する臨機応変さも求められます。手元のメモを見ながらでは説得力に欠ける場合も出てきますので、そのような時はぜひ「発表者ツール」を使いこなせるようになっていただければと思います。

「発表者ツール」とは発表者のモニターにスライドの内容や発表用のメモ書き、経過時間などの情報を同時に表示する機能のことです。バージョン2010までは、「発表者ツール」を使うときは、聞き手のモニターとは別に発表者用のモニターを用意して、計２台のモニターをパソコンに接続していましたが、PowerPoint（パワーポイント）2013での「発表者ツール」は、プロジェクターに合わせて自動的に設定され、1台のモニターでも使用できるように改良されましたので、ローカルの環境でリハーサルも行いやすくなりました。
使い方としては、バージョン2013ではプロジェクターなどの別モニターに接続したら自動的に発表者用ツールになるように初期設定されているようですが、念のためスライドショータブのモニターグループにある「発表者ツール」にチェックが入っていることをまずご確認ください。

スライドショー画面に切り替えた後、スライド上で右クリックし、「発表者ビューを表示」を選択してください。

「発表者ツール」の画面は、以下の構成になっております。

左側に大きく表示されているスライドが聞き手のモニターと同じ説明中のスライド、さらに右側に小さめに表示されているスライドは次に使用するスライドです。

次の発表のスライドが確認できていることによって、チャートの移行のための枕詞を話すことができ流れのあるプレゼンテーションを演出しやすくなっています。
また右下にはノートペインの領域に入力したメモの内容も表示されていますので、安心してプレゼンテーションに臨めるかと思われます。しかしノートに頼りすぎるとパソコンの画面ばかり見ながらの発表になりがちですので、しっかりと準備した上で、「発表者ツール」の機能をうまく使っていただければと思います。