企業研修講師派遣のBESTグループ
出張パソコン教室ITスクール
webコンサルティングスクール
パソコンの家庭教師BEST
Q:PowerPoint（パワーポイント）でプレゼン資料を作成したのですが、最後のスライドには何を書けばいいのですか？
PowerPointで作成したスライドを使ってプレゼンを実行するときは、「F5」キーを押してスライドショーモードに切り替えます。スライドショー実行中は、クリックするたびに1枚ずつスライドをめくることができ、最後のスライドをクリックすると自動的に真っ黒な画面が表示されます。
これは、最後のスライドをうっかりクリックして、スライドショーモードから標準表示モードに戻ってしまい、聞き手に見せる必要のないノートペインなどの情報が画面に表示されるのを防ぐためです。皆さんの中には、プレゼン終了後に、この黒い画面を表示したままにしている方も多いのではないでしょうか。
プレゼンとは、「短時間で正確な情報をわかりやすく伝えて相手を説得する」こと。プレゼンの最後は黒い画面で終わらせるのでなく、相手を説得するためにもう一押しするスライドを用意したいものです。
たとえば、提案や企画といった類のプレゼンでは、最後に「まとめ」として、プレゼンの中で一番伝えたかった内容を再確認するのも1つの方法です。私自身、プレゼンの冒頭で説明した「目的」や「効果」や「狙い」といったスライドを最後にもう一度表示するという「繰り返し」のテクニックをよく使います。
商品やイベントなどのキャッチコピーもそうですが、強調したいスライドを最後にもう一度表示すると繰り返し効果により、聞き手の印象に残りやすくなるのです。そのためにも、もう一度表示したいスライドを末尾にコピーする方法を覚えておくと便利です。
スライドをコピーするには、「表示」タブの「プレゼンテーションの表示」グループにある「スライド一覧」ボタンをクリックします。
スライド一覧表示モードに切り替わったら、すべてのスライドが一画面に表示されていることを確認します。スライドの枚数が多いときは「ズーム」ボタンをクリックし、すべてのスライドが一画面に収まる倍率（ここでは「66％」）に変更して「OK」ボタンをクリックします。
スライドがすべて表示できたら、コピー元のスライド（ここでは3枚目のスライド）を選択し、「Ctrl」キーを押しながらコピー先(最後のスライドの右側）までドラッグします。「Ctrl」キーを押しながらドラッグを開始したときに、マウスポインターの横に「+」マークが表示されれば、「これからコピーしますよ」という合図です。
3枚目のスライドが丸ごと末尾にコピーできました。これなら、同じ内容のスライドを作り直す手間が省けます。コピーができたら、「表示」タブの「プレゼンテーションの表示」グループにある「標準」ボタンをクリックして元の画面に戻しておきましょう。
一方、会社案内や新製品案内などのプレゼンでは、最後のスライドに、聞き手がプレゼン内容を問い合わせるときの窓口を表示しておくケースがあります。
スライドの任意の場所に文字を入力したいときは、最後のスライドに「白紙」のレイアウトを適用して、テキストボックスを配置すると便利です。それには、最後のスライドが表示されている状態で、「ホーム」タブの「新しいスライド」ボタンから「白紙」を選び、末尾に新しいスライドを追加します。
次に、「挿入」タブの「テキストボックス」ボタンをクリックし、スライドに文字を入力したい先頭位置をクリックします。
PowerPoint2003では、画面下部の「図形描画」ツールバーから「テキストボックス」ボタンをクリックする
テキストボックス内にカーソルが表示されたら、文字を入力します。文字数に合わせてテキストボックスの大きさは自動的に調整されます。最後にフォントやフォントサイズなどを整えれば完成です。
最後のスライドは、プレゼンの締めくくりとして重要な要素を持っています。プレゼンを次につなげるためにも、最後まで気を抜かずにスライドを作りこみましょう。
Q:PowerPoint（パワーポイント）で、スライドショーが自動的に何度も繰り返すように設定する方法を教えてください。
店頭やイベント会場では、商品や企業を紹介するデモンストレーションのスライドを流し続けることがあります。PowerPointのスライドショーをエンドレスで繰り返すようにするには、事前にいくつかの設定を変更します。ひとつでも設定を忘れると、特定のスライドで停止したままになってしまうので注意が必要です。
設定のポイントは次の3つ。
スライドショー全体に繰り返しの設定を行う
スライドが自動的に切り替わるようにする
アニメーションが自動的に動くようにする
上記のポイントを1つずつ順番に確認していきましょう。
まず、スライドショー全体に繰り返しの設定を行います。それには、「スライドショー」タブの「設定」グループにある「スライドショーの設定」ボタンをクリックします。
「スライドショーの設定」ダイアログボックスが表示されたら、「オプション」の「Escキーが押されるまで繰り返す」のチェックを付けて「OK」ボタンをクリックします。
これで、スライドショー実行中に最後のスライドが表示された後に自動的に最初のスライドに戻るようになります。ただしこれだけでは、「F5」キーでスライドショーを実行しても、最初のスライドで停止したままです。
なぜなら、PowerPointのスライドショーでは、スライドをクリックしたときに初めて次のスライドに切り替わる設定になっているからです。
クリックしなくても自動的に次のスライドに切り替わるようにするには、「アニメーション」タブの「画面切り替えのタイミング」を変更します。
最初は「クリック時」にチェックが付いているため、スライドショーでクリックしないと次のスライドに進みません。「クリック時」のチェックをはずして「自動的に切り替え」にチェックを付けます。続いて隣のボックスに、1枚のスライドを表示しておく秒数（ここでは5秒）を入力します。
さらに、もう一度「スライドショー」タブの「設定」グループにある「スライドショーの設定」ボタンをクリックして、「スライドショーの設定」ダイアログボックスを表示します。「スライドの切り替え」が「保存済みのタイミング」になっていることを確認して「OK」ボタンをクリックします。
上図で”5秒でスライドを切り替えなさい”と指定しても、「スライドの切り替え」の設定が「クリック時」のままでは、5秒経過してもスライドは切り替わりません。
確認のために「F5」キーでスライドショーを実行してみましょう。スライドにアニメーションを付けてない場合は、これで、自動デモンストレーション用のスライドショーが完成です。
もし、アニメーションを付けたスライドで停止してしまったときは、アニメーションを自動的に動かすように設定を変更しなければなりません。スライドの切り替えと同様に、アニメーションを設定したときは、最初はクリックして初めてアニメーションが動き出す設定になっているからです。
アニメーションを付けたスライドを表示して、「アニメーション」タブの「アニメーションの設定」ボタンをクリックします。
右側に「アニメーションの設定」作業ウィンドウが表示されたら、ひとつめのアニメーションをクリックして選択し、「開始」の▼ボタンをクリックして「直前の動作の後」に変更します。
同様に、残りのアニメーションもすべて「開始」を「直前の動作の後」に変更します。こうすることで、クリックしなくても自動的に次々とアニメーションが動くようになるのです。
最後に「F5」キーを押して、すべてのスライドやアニメーションが自動的に動くこと、スライドショーが自動的に繰り返されることを確認します。
ただし、いくら万全に設定しても、スライドショーの途中で「Esc」キーが押されてしまうと、スライドショーは中断してしまいます。店頭など、不特定多数の人が集まる場所で繰り返しのスライドショーを実行するときは、最初に「F5」キーでスライドショーを実行した後は、念のためにキーボードやマウスをはずしておいたり見えないところに隠しておくと安心です。
Q:PowerPoint（パワーポイント）で、プレゼン中に別のプレゼンに切り替える方法を教えてください。
私はイベント等でいろいろな方のPowerPointのスライドショーを拝見する機会が多いのですが、メインのプレゼンテーションファイルとは別に、もうひとつ別のプレゼンテーションファイルに切り替えるときに、説明中のスライドショーを中断してから別のプレゼンテーションファイルを開き、その後でスライドショーを実行するという操作をしている方を見かけることがあります。
間違った操作ではありませんが、一度スタートしたスライドショーを途中で中断するという操作はあまり見栄えのいいものではありません。できれば、スライドショー実行中にスムーズ＆スマートに別のプレゼンテーションファイルに切り替えたいものです。
これを実現するための機能が「ハイパーリンク」です。スライドに別のプレゼンテーションファイルに切り替えるためのハイパーリンクを設定しておけば、スライドショー実行中にそのハイパーリンクをクリックするだけで切り替わります。
まず、ハイパーリンクを設定したいスライドを表示し、「挿入」タブの「図形」ボタンからハイパーリンクの元になる図形（ここでは「角丸四角形」）を描きます。図形の形はどれでもかまいません。もともとスライドにある文字やイラストなどにハイパーリンクを設定する場合は、元になる文字やイラストなどを選択しておきます。
図形が描けたら、図形が選択されている状態で、図形内に表示する文字をキーボードから入力します。リンク先がひとめでわかる内容にしておくといいでしょう。
図形にハイパーリンクを設定するには、図形が選択されている状態で、「挿入」タブの「ハイパーリンク」ボタンをクリックします。
「ハイパーリンクの挿入」ダイアログボックスが表示されたら、左側の「リンク先」が「ファイル、Webページ」になっていることを確認し、右側でリンク先のファイルを選択して「OK」ボタンをクリックします。
このとき、リンク先のファイルが開いていると、ハイパーリンクを正しく設定できません。リンク先のファイルは必ず閉じておきましょう。
ハイパーリンクが正しく設定されているかどうかを確認するには、「F5」キーを押してスライドショーモードに切り替えます。
先ほど、ハイパーリンクを設定した図形にマウスポインターを合わせると、インターネットでWebページを閲覧するときにお馴染みの手の形のマウスポインターに変化します。これは、ここに何らかのリンクが設定されていることを表しています。
このボタンをクリックすると、リンク先に設定したプレゼンテーションファイルに切り替わります。しかも、「F5｣キーを押さなくても自動的にスライドショーモードの状態で切り替わるので、スムーズに説明をつなげることができるのです。
リンク先のスライドをめくりながらスライドショーを実行し、最後のスライドでクリックすると、最初に表示していたプレゼンテーションファイルに自動的に戻ります。
つまり、2つのプレゼンテーションファイルのスライドショーをシームレスにつなげて行ったり来たりする仕組みを作ることができるのです。
設定したリンク先を修正したいときは、もういちど同じ操作で「ハイパーリンクの挿入」ダイアログボックスを開きます。そうすると、ダイアログボックスの名前が「ハイパーリンクの編集」に変わり、リンク先を変更したり、「リンクの解除」ボタンを使ってリンクを削除することができます。
プレゼンテーション本番では、どうしても緊張してしまいがちです。ファイルを切り替える操作でまごつくことのないように、ハイパーリンクを上手に利用しましょう。
Q:Excel（エクセル）2010のOffice 自動リビジョン機能について教えてください。
エクセル2010のヘルプに新機能としてOffice 自動リビジョンがあります。この機能について説明します。
Office 自動リビジョンとは、保存し忘れて閉じてしまった時には便利な機能となります。
上書きに関しては回復できるように書いてはありますが、どのように操作するのかよくわかりませんでした。
上書き保存対策としてはバックアップファイルを作成する方法が従来からあります。ただし、各ファイルごとに設定しておかないといけない。
[ファイル]→[名前を付けて保存]で[ツール]→[全般オプション]を実行し、「バックアップファイルを作成する」にチェックを入れます。
すると、「・・・・のバックアップ.xlk」といったファイルが毎回作られます。
以下のようにヘルプには記載されています。
Office 自動リビジョンを使用すると、ブックのバージョンが Backstage ビューに自動的に保存されるため、以前のバージョンのブックの一部またはすべてを取得できます。
これは、手動で保存するのを忘れた、別の作成者が内容を上書きした、保存するつもりではない変更を保存した、または単に以前のバージョンのブックに戻したい場合に役立ちます。
この機能を使用するには、自動バックアップと自動保存をオンにする必要があります。
以前に保存したファイルの場合、以下のフォルダに保存されます。
Windows 7/Windows Vista
C:\Users\<ユーザー名>\AppData\Microsoft\<アプリケーション名>
Windows XP
C:\Users\<ユーザー名>\Application Data\Roaming\Microsoft\<アプリケーション名>
このフォルダー内のファイルは、作成後 4 日間または次にファイルを変更するまでのどちらか短い期間保持されます。
新しいファイルの場合、以下のフォルダに保存されます。
Windows 7/Windows Vista
C:\Users\<ユーザー名>\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles
Windows XP
C:\Documents and Settings\<ユーザー名>\Local Settings\Application Data\Microsoft\Office\Unsaved Files
このフォルダー内のファイルは、作成後 4 日間保持されます。
自動バックアップと自動保存
自動バックアップと自動保存の設定は、[ファイル]→[オプション]を実行します。
「保存」を選択し、「ブックの保存」と「自動回復の例外」の2か所を設定します。
以前に保存したファイルの場合
ファイルの一部分を変更し、保存せずに閉じてみます。
すると、以下のような表示がされています。ここで「保存しない」を選択しました。
[ファイル]をクリックしてBackstage ビューを開き、「最近使用したファイル」を選択すると(保存せずに終了)と記されたファイルがあります。
これが先ほど終了したファイルです。そして保存前のファイルもあるのがわかります。
(保存せずに終了)の方を開くと、終了時前に自動保存されたファイルを開くことができました。
また、メッセージが表示され[元に戻す]を実行することで、前に保存した状態のものに戻すことも可能です。
以前の保存していたファイルを開き、[ファイル]→[情報]を選択すると、バージョン管理のところに(保存せずに終了)したファイルがあることがわかります。
これをクリックすると、終了時前に自動保存されたファイルを開くことができます。
新しいファイルの場合
新規ファイルで作成して保存せずに終了したケースでは、[ファイル]をクリックしてBackstage ビューを開き、「最近使用したファイル」を選択すると下のほうに保存されていないブックの回復があります。
「保存されていないブックの回復」をクリックするとファイルの一覧が表示されます。
「表示」で「詳細」にすると「更新日時」がわかります。
このファイルを開くと、以下のようなメッセージが表示されます。ここで「名前を付けて保存」することができます。
ただし、このファイルは4日以内に削除されるとのことですから注意が必要です。
Q:Excel（エクセル）2010の条件付き書式について教えてください。
エクセル2010で拡張された条件付き書式について説明します。
アイコンセットやデータバーの機能が拡張されています。
アイコンセット
アイコンセットの種類が増えています。
ダイアログを見ると、アイコンを個別に選択できるようになっています。
Excel2007ではアイコンのスタイルはセット単位でしたが、Excel2010では個別に選択できるようになっています。
また、「アイコンの順序を逆にする」と「アイコンのみ表示」の設定が増えています。
データバー
ダイアログを見ると、バーの外観を設定できるようになっています。
負の値があるときは「負の値と軸」で設定ができるようになっています。
前の記事を見る1...192021...34次の記事を見る 
Page 20 of 34
