パワーポイントを使用したプレゼン資料の作り方
実際にパワーポイントを使ってプレゼン資料を作るには、どこから手を付ければよいのでしょうか？
パワーポイントでは、“この手順で操作しなければだめ”といったかしこまった決まりはありません。プレゼンの骨格作りから始める人、スライドのデザインから考える人などいろいろです。どれも間違いではありません。
「ファイル」メニューの「新規作成」(PowerPoint2007では、「Officeボタン」から「新規作成」)をクリックすると、新しいプレゼンテーションファイルを作成するいくつかの方法を提示してくれます。慣れないうちは、「時間がない人のスライド作成術」などを参考に、最初から用意されているテンプレートを利用して、必要な部分だけを修正するのもひとつの方法です。
PowerPoint2003では、右側の「新規作成」の一覧から4通りの作成方法を選択できる
PowerPoint2007では、左側のテンプレートの一覧からひな形やデザインを選択できる
もちろん、白紙のスライドを自由自在に使ってもよいでしょう。ただし、できるだけ効率よくスライドを作成するには、プレゼン資料の作成手順を理解しておくとよいでしょう。
“最初にプレゼンの骨格をしっかり作ってデザインは後回しにする”という考え方を知っているのといないのとでは、資料作成にかかる時間に雲泥の差が生まれるからです。効率よくスライドを作成するための考え方や操作に関する記事は以下からどうぞ。
１．読み取り専用に設定する
ファイルの改変を防止したいときに設定します。テンプレートなどに設定しておくと便利な機能です。
「読み取りパスワード」を設定すると、パスワードが解らないとファイルを開くことができません。
「書き込みパスワード」を設定すると、パスワードが解らない場合は読み取り専用で開くことになります。
上書き保存ができなくなります。別名を付けて保存することになります。
（１）[Officeボタン]→[名前を付けて保存]を実行します。
（２）[ツール]→[全般オプション]を実行します。
（３）[全般オプション]ダイアログで設定します。
「読み取り専用を推奨する」にチェックを入れると、ファイルを開くときに下記のメッセージが表示されます。
「はい」を選択すると読み取り専用となり上書き保存ができなくなります。
「読み取りパスワード」を設定すると、ファイルを開くときに下記のメッセージが表示されます。
パスワードが解らないとファイルを開くことができません。
「書き込みパスワード」を設定すると、ファイルを開くときに下記のメッセージが表示されます。
パスワードが解らない場合は読み取り専用で開くことになります。
２．読み取り専用を解除する
（１）ファイルを読み取り専用でない状態で開きます。
（２）下記ダイアログで「いいえ」を選択して開きます。
または、パスワードを入力して上書き保存ができる状態で開きます。
解除方法は、設定時と同じく上書き保存を実行し、[全般オプション]ダイアログで全てを解除します。
ファイル全体を誤改変されないようにパスワードで保護することができます。
以下のような機能が制限されます。
※非表示にしたシートを表示する。シートを非表示にする。
※シート名の変更、シートの移動や削除。
※他のブックへのワークシートの移動またはコピー。
※シートやグラフ シートの挿入。
※ピボットテーブル レポートにおける、データ エリア内のセルのソース データの表示
※別のワークシートのページ フィールド ページの表示。
※シナリオ情報レポートの作成。
※新しいワークシートに結果を表示する分析ツールの使用。
※新しいマクロの記録。
１．リボンでの操作方法
（１）[校閲]タブの[変更]グループにある[ブックの保護]を実行します。
（２）許可する操作を選択し、パスワードを入力します。
（３）「パスワードの確認」ダイアログが表示されるので、もう一度同じパスワードを入力します。
※パスワードを忘れると解除できなくなるので注意してください。
２．ブックの保護の解除方法
（１）[校閲]タブの[変更グループ]にある[ブック保護の解除]を実行します。
（２）設定したパスワードを入力します。
Word 2007では、先頭ページの別のヘッダー・フッター指定を、リボン上で行うことができるようになっています。
▼操作方法：先頭ページのみヘッダー・フッターを別にする
［ヘッダー/フッターツール］
－［デザイン］タブ
－［オプション］グループ
－［先頭ページのみ別指定］チェックボックスをOnに
ヘッダー・フッターの編集モードにしたときに表示される、［ヘッダー/フッターツール］－［デザイン］タブに、［先頭ページのみ別指定］チェックボックスが設けられているのです。Word 2007では。
2003まで同様、［ページ設定］ダイアログ－［その他］タブの［ヘッダー/フッター］欄にも、［先頭ページのみ別指定］チェックボックスは存在しています。
今回ご紹介した［ヘッダー/フッターツール］－［デザイン］タブ－［オプション］グループ－［先頭ページのみ別指定］チェックボックスと、［ページ設定］ダイアログ－［その他］タブ－［ヘッダー/フッター］欄－［先頭ページのみ別指定］チェックボックスは連動しています。
また、2007でヘッダーのヘッダー・フッターは、［挿入］タブ－［ヘッダーとフッター］グループ－［ヘッダー］ボタン－［ヘッダーの編集］をクリックすることで、編集できるようようになります。
Wordでは段組みの幅同様、余白もルーラーで設定できるのですが、このブログではまだご紹介していなかったので、あらためてご紹介しておきます。
▼操作概要：余白を変更する
ルーラーで、マウスポインタが双方向矢印の状態でドラッグする
基本的に段組みの幅変更と同じですが、左余白を変更する場合、インデントマーカーが邪魔になることが多いでしょうから、一旦右のほうによけておくと余白をドラッグしやすいです。
上下の余白も縦ルーラーで変更できます。
余白サイズが事前に決まっておらず、見た目を確認しながら設定したいという場合、［ページ設定］ダイアログで試行錯誤しながら設定するより便利です。
ご存じなかった方は一度お試しください。
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