Q.プレゼンテーションで聞き手や時間の変更に対応できる方法を教えてください。
A.プレゼンテーションの「ターゲット」や「時間の変更」に対応するには、既存のプレゼンテーションを利用して目的別にパターンを作成しておく「目的別スライドショー」機能があります。目的に合わせて必要なスライドのみを選択し、順番の入れ替えを行い、目的別に名前を付けておけるものです。
作成方法は以下のとおりです。
「スライドショー」タブ→スライドショーの開始グループの「目的別スライドショー」
「新規作成」をクリックします。グレーアウトのコマンドは、作成後に表示されます。名前や選択スライドの変更は「編集」で行えます。
「目的別スライドショーの定義」左側でスライドにチェックを入れ「追加」ボタンをクリックするとスライド番号は自動的に振り直され右に表示されます。順番の入れ替えは右側の上下矢印で操作します。パターンごとにスライドショーの名前を付けておきます。
「目的別スライドショー」を開始する方法は2通りあります。
１．「目的別スライドショー」から名前をクリック
２．「目的別スライドショー」から一覧を表示して「開始」
なお、プレゼンテーションにおいて時間短縮によるスライドの選択は、解りやすく要点を押さえることが
ポイントになりますので《エレベーターピッチ》を参考に「全体→詳細」とする方法もあるかと思います。
Q.Excel（エクセル）で作成したグラフチャートをPowerPoint（パワーポイント）スライドに貼り付ける際、どの貼り付け方法を選択すれば良いですか。
A.プレゼンテーション資料では、Excel（エクセル）でグラフチャートを作成してからスライドに貼り付けることも多くあります。貼り付け方は大きくは「色やフォントの書式」と「データの使い方」に分けられます。
【埋め込む】
「データの編集」から開かれるExcelファイルは編集できる情報であり、作業用として扱う場合に向いています。しかしそのまま保存すると元のExcel側のサイズに比例してPowerPointファイルも大きくなります。
さらに別シートも見られるため、第3者に渡す際は情報漏洩につながらないよう特に注意が必要です。
【リンク】
Excelのデータが定期的に更新される社内資料などで利用されます。「リンクを更新」すればPowerPointに反映して更新されます。
しかし保存先を変更したり、他のコンピューターに移した場合にトラブルが起きやすいため管理に注意が必要です。
保存先の変更、また最終の作業として「リンクの解除」は以下とおり行うことができます。
ファイルタブの「情報」から、右下の「ファイルへのリンクの編集」
「リンク」ダイアログボックスを表示します。
【図】
数値等の変更があった場合、改めて作成することになります。しかし情報漏洩を避けることができるため、特に社外向け資料では、最終的に図として貼り付ける方法が適しています。
それぞれの特性を生かして選択していただければと思います。
Q.変更履歴の記録をしていない文書は、どのように変更内容を確認して反映処理すればよいのでしょうか。
A.Word（ワード）の文書を、複数人で改訂や意見を伝える校閲作業をする際、校閲タブの「変更履歴の記録」機能を有効にすると、「誰が」「いつ」「どこを」修正したのかを確認でき、変更箇所の反映を《承認》または《元に戻す》コマンドをもって行うことができます。
一方「変更履歴の記録」を使用していない場合は、校閲タブの「比較」コマンドを利用します。「比較」を選択し《元の文書》と保存済みの《変更された文書》を比較することで、校閲の入った変更箇所を確認することができます。
以下に「比較」の操作手順を紹介致します。
１．校閲タブの比較から「比較」をクリック。
２．《元の文書》の参照から元の文書を指定。
３．《変更された文書》の参照から校閲者の文書を指定してOKボタン。
変更された文書の変更箇所が変更履歴として表示されます。
続けて「変更履歴の記録」を有効にした時と同様に、《承諾》するか《元に戻す》かの処理を行います。
また「組み込み」は、複数人による校閲文書がある場合、1つの文書に変更履歴を統合することができます。操作方法は比較と同じです。組み込めるのは2ファイルづつなので作業ごとに保存をして同じ作業を繰り返すことで加筆修正した内容を1つにまとめるということになります。
いずれも「承認」等で確定した後、最終版として下さい。
Q.VLOOKUP（ブイルックアップ）関数のコピーで列番号を自動的に変える方法はありますか。
A.Excel（エクセル）業務でデータの転記に使用されるVLOOKUP（ブイルックアップ）関数は、数式を右にコピーすると、下図のように同じ列番号のまま表示されるため個々に列番号の修整をする作業が必要になります。
そこで列番号を自動的に変更する便利な関数として、２つご紹介致します。
MATCH（マッチ）関数とCOLUMN（コラム）関数です。
【MATCH関数】
指定した値が、指定した範囲の中で何番目にあるか番号で取得する関数です。
横方向の範囲指定では左から何番目にあるか、縦方向の範囲指定では上から何番目にあるかを返します。
引数は、＝MATCH（検査値,検査範囲,照合の種類）
列番号をMATCH関数で指定した数式は次の通りです。
MATCH関数で「項目名」が範囲の何列目にあるかを求めているため、入力する表と範囲一覧表の「項目の並びが不規則」でも結果を求めることができます。
【COLUMN関数】
指定したセルの列番号を返し、省略すると関数を入力したセルの列番号を返します。
ナンバリングの際に使用すると、列の削除があっても自動的に連番を作ることができます。
引数は、＝COLUMN（範囲）
列番号をCOLUMN関数で指定した数式は次の通りです。
ここでは、COLUMN関数から「２」を減算することで範囲一覧表の列番号に合わせています。
なお、COLUMN関数を列番号に使用するには、VLOOKUP関数を入力する表と範囲一覧表の「項目の並びが同じ」である必要があります。
Q.PowerPoint（パワーポイント）のスライドを作成する際、他のアプリケーションソフトからどのように取り込めばよいでしょうか。
A.スライド作成では、他のアプリケーションソフトで作成したファイルを「インポート」することで、自動的にスライドの骨格を作成することができます。
以下にインポートの方法と下書きの作成についてご紹介いたします。
【インポートの方法】
ホームタブの「新しいスライド」をクリックします。
Word（ワード）またはメモ帳からの取り込みは「アウトラインからスライド」。
別のプレゼンテーションからの取り込みは「スライドの再利用」でファイルを指定します。
インポートに使用する下書きは、階層構成にしておくことでスライドが自動的に追加されます。
【Wordで下書き】
「アウトラインモード」にするか、またはホームタブの「スタイル」で階層構成にします。
「スタイルの見出し」は標準の場合「アウトラインのレベル」と対応関係にあります。
階層構成にすると「レベル１」が「プレースホルダーのタイトル」に、「レベル２」以降が「コンテンツ」に表示されます。
【メモ帳で下書き】
メモ帳で作成したテキストは改行ごとに各スライドのタイトルになります。
【既存のスライドを取り込む】
「スライドの再利用」で表示される右側のスライドをクリックすると、スライドが追加されます。
レイアウト等は、インポートでの骨格作成後に行うことで時間の短縮につながります。
